Mellda Dwii: ANALISA SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN SMK YPE KROYA

ANALISA SISTEM INFORMASI

PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU

PADA PERPUSTAKAAN SMK YPE KROYA

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK

Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada program Diploma III (D.III)

MELDA DWI JUNIATI

NIM : 12153342

Program Studi Manajemen Informatika

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer

Bina Sarana Informatika Purwokerto

2017

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat serta karunia-Nya, sehingga dapat melaksanakan Kuliah Kerja Praktek (KKP) dan menyelesaikam penyusunan laporan hasil KKP dengan judul : “Analisa Sistem Informasi Peminjaman dan Pengembalian Buku pada Perpustakaan SMK YPE KROYA”. Laporan ini disusun setelah melaksanakan KKP selama 1 (satu) bulan yang merupakan salah satu syarat untuk memenuhi mata kuliah KKP program Diploma Tiga ( D.III).

Laporan ini tersusun atas bantuan dari berbagai pihak, baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada :

1. Bapak Ir. Naba Aji Notoseputro selaku Direktur Bina Sarana Informatika.

2. Bapak H. Ahmad Ishaq, S.Kom selaku Ketua Jurusan Manajemen Infomatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

3. Bapak Joko Dwi Mulyanto, M. Kom, selaku Dosen Penasehat Akademik yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyelesaian laporan ini.

4. Bapak Yudiantoro, S.E selaku Kepala Sekolah SMK YPE Kroya.

5. Bapak Sugeng Riyadi, S.Pd selaku Kepala Perpustakaan SMK YPE Kroya.

6. Kedua orang tua penulis yang telah memberikan doa dan dorongan, semangat serta membiayai dalam menuntut ilmu sehingga dapat berjalan dengan baik dan lancar.

7. Teman-teman dan segenap pihak yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung dalam pelaksanaan KKP.

Semoga laporan ini bermanfaat dan dapat memperluas wawasan bagi para pembaca. Penulis menyadari bahwa laporan ini masih belum sempurna. Oleh karena itu, Penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi perbaikan dan kesempurnaan laporan ini.

Purwokerto, 8 Januari 2018

Penulis

MELDA DWI JUNIATI

DAFTAR ISI

Halaman

Lembar Judul Laporan KKP .....................................................................

Lembar Persetujuan dan Pengesahan Laporan KKP ................................

Lembar Penilai Laporan KKP ..................................................................

iii

Kata Pengantar ..........................................................................................

iii

Daftar Isi

...................................................................................................

Daftar Simbol ............................................................................................

vii

Daftar Gambar

.........................................................................................

viii

Daftar Tabel...............................................................................................

Daftar Lampiran ........................................................................................

xii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.

Umum ................................................................................

1.2.

Maksud dan Tujuan ...........................................................

1.3.

Metode Penelitian .............................................................

1.4.

Ruang Lingkup...................................................................

1.5.

Sistematika Penulisan........................................................

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1.

Konsep Dasar Sistem ........................................................

2.2.

Peralatan Pendukung..........................................................

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1.

Umum ................................................................................

3.2.

Tinjauan Perusahaan .........................................................

3.2.1. Sejarah Perusahaan ................................................

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi .............................

3.3.

Prosedur Sistem Berjalan...................................................

3.4.

Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan ......................

3.5.

Kamus Data........................................................................

3.6.

Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan .............................

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan .................

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran .................

3.7.

Permasalahan Pokok .........................................................

3.8.

Alternatif Pemecahan Masalah .........................................

BAB IV

PENUTUP

4.1.

Kesimpulan .......................................................................

4.2.

Saran-saran ........................................................................

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

SURAT KETERANGAN PKL/RISET

NILAI PRAKTEK KERJA LAPANGAN

LAMPIRAN-LAMPIRAN

DAFTAR SIMBOL

Simbol Data Flow Diagram

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar III.1 Struktur Organisasi Perpustakaan SMK YPE Kroya............. 24

Gambar III.1 Struktur Organisasi SMK YPE Kroya................................... 25

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan......................................... 29

Gambar III.3 Diagram Nol........................................................................... 30

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel II.1 Notasi Tipe Data.......................................................................... 19

Tabel II.2 Notasi Struktur Data.................................................................... 20

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Umum

Perpustakaan pada hakikatnya merupakan hasil budidaya manusia berupa lembaga untuk mengumpulkan, merawat, mengatur dan melestarikan bahan-bahan yang merupakan rekaman hasil pemikiran penemuan untuk didayagunakan sebagai informasi bagi masyarakat.

Agar perpustakaan berfungsi sebagai sarana hasil budaya bangsa dan sebagai sumber informasi bagi keperluan pendidikan, perorangan, penelitian, pengembangan dan teknologi perlu dibina dalam keseluruhan aspeknya. Peranan perpustakaan dalam upaya menunjang pembangunan nasional yaitu meningkatkan taraf kecerdasan anak bangsa, disamping perpustakaan mempunyai peranan penting dalam pelestarian pengembangan kebudayaan dan koleksi bahan pustaka yang ada, supaya generasi mendatang dapat mengetahui adat dan budaya terdahulu.

Sejalan dengan perkembangan zaman dan globalisasi ini teknologi komputer adalah alternatif yang baik harus diterapkan di perpustakaan. Komputer membantu meningkatkan efisiensi proses yang ada dan menciptakan suatu inovasi baru di perpustakaan.

Dalam hal ini penulis mengambil pembahasan mengenai sistem perpustakaan ditempat penulis mengadakan penelitian, yaitu pada SMK YPE Kroya yakni ketika melakukan penelitian sistem yang ada masih bersifat manual. Berdaskan hal tersebut penulis mengambil pokok masalah untuk dijadikan bahan penulisan KKP ini dengan judul : “ANALISA SISTEM PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN SMK YPE KROYA”.

1.2 Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan kami melaksanakan KKP diantaranya :

1. Untuk mengetahui sistem berjalan yang ada di Perpustakaan SMK YPE Kroya dan melakukan analisa terhadap salah satu sistem yang ada.

2. Sebagai salah satu syarat untuk memenuhi tugas mata kuliah KKP (Kuliah Kerja Praktik)

3. Untuk meningkatkan keterampilan yang dimiliki mahasiswa guna menghadapi dunia kerja yang kompetitif.

4. Sebagai persiapan mahasiswa untuk memasuki dunia kerja

1.3 Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan dalam melakukan penyusunan laporan ini, penulis menggunakan teknik pengumpulan data melalui cara:

1. Pengamatan (Observation)

Metode pengumpulan data ini melalui pengamatan secara langsung di tempat praktik tentang analisa sistem informasi peminjaman dan pengembalian buku pada perpustakaan SMK YPE Kroya. Jenis observasi yang digunakan dalam penyusunan laporan ini adalah pengamatan langsung terhadap obyek untuk mendapatkan informasi yang sebenar-benarnya secara sistematis, guna memperoleh data-data yang diperlukan.

2. Wawancara (Interview)

Suatu metode tanya jawab mengenai semua hal tentang kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan di Perpustakaan SMK YPE Kroya.

3. Studi Pustaka

Penulis melakukan studi pustaka yaitu suatu metode pengumpulan data yang dilakukan dengan klasifikasi bahan-bahan tertulis yang berhubungan dengan permasalahan. Metode ini menggunakan buku-buku, berkas, serta laporan yang berkaitan dengan judul yang diangkat sebagai refrensi. Buku-buku tersebut diambil dari berbagai sumber, baik dari media cetak, maupun media elektronik.

1.4 Ruang Lingkup

Untuk lebih memusatkan permasalahan yang ada agar tidak menyimpang dari pokok permasalahan, maka penulis membuat batasan permasalahan mengenai “Analisa Sistem Informasi Peminjaman dan Pengembalian Buku pada Perpustakaan SMK YPE Kroya”. Batasan ruang lingkup yang akan dibahas dalam KKP ini meliputi proses peminjaman buku, pencatatan buku, pengembalian buku sampai pada pembuatan laporan rekapitulasi data peminjaman buku pada setiap akhir bulan kepada kepala perpustakaan untuk pembuatan grafik peminjaman buku.

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan bertujuan untuk mempermudah pembaca menelusuri dan memahami isi laporan kuliah kerja praktik adalah sebagai berikut :

Bab I Pendahuluan

Pada bab ini diuraikan mengenai gambaran umum, maksud dan tujuan, metode penelitian yang digunakan oleh penulis untuk mengumpulkan data, ruang lingkup dan sistematika penulisan yang merupakan gambaran dari keseluruhan bab.

Bab II Landasan Teori

Bab ini menjelaskan tentang konsep dasar dari sistem yang dibahas dalam ruang lingkup dan memberikan penjelasan secara teoritis tentang peralatan perancangan sistem yang meliputi Diagram Alir Data (DAD) dan kamus data yang digunakan dalam penulisan laporan kuliah kerja praktik.

BabIII Analisa Sistem Berjalan

Bab ini menjelaskan mengenai sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi dan fungsinya, prosedur sistem berjalan, diagram alir data, kamus data, spesifikasi sistem berjalan yang terdiri dari bentuk dokumen masukan dan keluaran, permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.

Bab IV Penutup

Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang merupakan sumbangan pemikiran penulis yang bersifat membangun.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

Teori Sistem melahirkan konsep-konsep futuristik seperti sibernetika (Cybernetics), konsep yang berkaitan dengan upaya-upaya untuk menerapkan berbagai disiplin ilmu prilaku, fisika, biologi dan teknik. Unsur-unsur yang mewakili suatu system secara umum adalah masukkan (input), pengolahan (process), dan keluaran (output). Suatu sistem senantiasa tidak terlepas dari lingkungan sekitarnya, maka umpan balik (feedback) di samping dapat berasal dari keluaran (output), juga dapat berasal dari lingkungan sistem tersebut.

2.1.1 Pengertian Sistem

Suatu sistem terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu:

1. Secara sederhana sistem diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunana dari unsure atau variable-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan salaing bergantung satu sama lain. Mc Leod mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud sama untuk mencapai satu tujuan (Fatta, 2007)

2. Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk melakukan kegiatan atau untuk meakukan sasaran tertentu. (Hutahaean, 2014)

3. Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada juga yang menyebutkan bahwa sistem adalah untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan objectives berada dalam ruang lingkup sistem yang sempit.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Model umum sebuah sistem terdiri dari masukkan (input), pengolahan (process), dan keluaran (output). Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Komponen ( Component )

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya bekerja sama membentuk satu kesatuan komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian dari sistem.

2. Lingkungan luar ( Environment )

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem

3. Batasan (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luar.

4. Penghubung ( Interface )

Merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan sub sistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari sub sistem ke sub sistem lain.

5. Masukan ( Input )

Energi yang di masukkan ke dalam sistem. Masukkan dapat berupa maintenance input dan signal input

6. Proses ( Process )

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran

7. Keluaran ( Output )

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

8. Sasaran / Tujuan ( Goal )

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objectives). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukkan yang dibutuhkan dankeluaran sistem yang akan dihasilkan oleh sistem itu sendiri.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Suatu sistem dapat diklarifikasikan dari beberapa sudut pandang (Tyoso, 2016) diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sistem Alamiah (Natural Sistem) muncul secara alamiah tanpa campur tangan manusia.

2. Sistem Tiruan (Artificial Sistem) diciptakan untuk mendukung tujuan tertentu. Ukuran keberhasilan sistem tiruan adalah efektivitas dn efisiensi ( berhasil guna dan berdaya guna). Efektifitas mengukur seberapa tinggi suatu sistem mampu mencapai tujuannya, sedangkan efisiensi mengukur pemakaian masukan (sumber daya) dalam memproduksi keluaran tertentu dari sistem yang digunakan.

3. Sistem Deterministik (Deterministic System)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan.

4. Sistem Probabilistik ( Probabilistic System)

Sistem ini dapat dilacak hanya dengan menggunakan nilai distribusi probabilitas selalu ada ketidakpastian nilai yang sesungguhnya pada sembarang waktu.

5. Sistem Tertutup (Closed System)

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luar. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

6. Sistem Terbuka (Open System)

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh sistem yang baik saja.

2.1.4 Pengertian Informasi

Menurut (Koniyo, 2008) menyimpulkan bahwa :

Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya.

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi pihak pengelola bidang usaha di dalam mengambil keputusan. Informasi dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu :

a. Informasi Strategis

Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang. Mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dan sebagainya.

b. Informasi Taktis

Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah. Seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyususn rencana penjualan.

c. Informasi Teknis

Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti informasi persediaan stok, retur penjualan dan laporan kas harian.

2.1.5 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya

Ada beberapa pendefinisian sistem informasi menurut para ahli dalam (Muslihudin, 2016) diantaranya sebagai berikut :

1. Menurut Yakub, sistem informasi merupakan suatu kumpulan dari komponen komponen dalam organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan aliran informasi.

2. Menurut Wahyu Winarno, sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling bekerja sama,yang digunakan untuk mencatat data, mengolah data dan menyajikan informasi untuk para pembuat keputusan agar dapat membuat keputusan dengan baik.

3. Menurut Ida Nuraida, sistem informasi merupakan perangkat prosedur yang terorganisasi dengan sistematik, bila dilaksanakan akan menyediakan informasi yang dapat dimanfaatkan dalam proses pembuatan keputusan.

4. Burch dan Grudnistki berpendapat, sistem informasi yang terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan, yaitu :

1) Blok Masukan (Input Block)

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2) Blok Model (Model Block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3) Blok Keluaran (Output Block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4) Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Dan sering disebut sebagai “Tool Box”.

5) Blok Basis Data (Database Block)

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems).

6) Blok Kendali (Controls Block)

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)

Peralatan-peralatan pendukung (tool system) yang digunakan dalam perancangan makalah ini adalah : Diagram Flow Data (DFD) atau Diagram Alir Data (DAD) dan Kamus Data (Data Dictionary).

2.2.1 Diagram Flow Data (DFD) atau Diagram Alir Data (DAD)

Diagram Flow Data (DFD) sering diterjemahkan menjadi Diagram Alir Data (DAD). Diagram Alir Data merupakan alat yang biasa dipakai untuk mendokumentasikan proses dalam sistem, cara menggunakan informasi yang tersimpan dan pemindahan informasi antar fungsi di dalam sistem. (Kadir, 2009) Adapun pengertian secara umumnya dari Diagram Flow Data (DFD) atau Diagram Alir Data (DAD) ini adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat atau komputerisasi manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.

Keuntungan dari DAD adalah untuk mengambarkan sistem dari level yang paling tinggi kemudian menguraikannya menjadi level yang paling rendah, sedangkan kekurangan dari DAD adalah tidak menunjukkan proses pengulangan (Lopping), proses keputusan dan proses perhitungannya.

1. Simbol – Simbol DFD atau DAD

Simbol-simbol atau lambang yang digunakan dalam membuat Diagram Flow Data (DFD) atau Diagram Alir Data (DAD), yaitu:

a) Kesatuan Luar (External Entity)

External entity merupakan kesatuan dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memeberikan input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak atau suatu kotak dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal.

b) Arus Data (Data Flow)

Arus Data (Data Flow) di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir di antara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

c) Proses (Process)

Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data.

d) Simpanan Data (Data Store)

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan. Simpanan dari data tersebut dapat berupa sebagai berikut:

1. Suatu file atau database di sistem komputer

2. Suatu arsip atau catatan manual

3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang

4. Suatu tabel acuan manual

5. Suatu agenda atau buku

2. Peraturan dalam penggunaan Diagram Alir Data (DAD)

Bentuk-bentuk atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan DFD atau DAD untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut:

a) Dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara dengan external entity secara langsung.

b) Dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara data store dengan data store secara langsung

c) Dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara data store dengan external entity secara langasung (atau sebaliknya)

d) Setiap PROSES harus ada data flow yang masuk dan data flow yang keluar

3. Teknik membuat DAD

Teknik atau cara yang lazim digunakan dalam membuat DFD atau DAD menggunakan suatu sistematika atau yang sering disebut dengan istilah “Top Down Analysis”, yaitu dengan sistematika sebagai berikut:

a) Mulai dari yang umum atau tingkatan yang lebih tinggi, kemudian diuraikan atau dijelaskan sampai dengan yang lebih detail tingkatan yang lebih rendah.

b) Uraikan proses yang terjadi didalam DFD atau DAD sedetail mungkin sampai tidak diuraikan lagi.

c) Pelihara konsistensi proses yang terjadi di dalam DFD atau DAD, mulai dari diagram yang tingkatannya lebih rendah.

d) Beri label yang bermakna untuk setiap simbol yang digunakan seperti:

1. Nama yang jelas untuk External Entity

2. Nama yang jelas untuk Process

3. Nama yang jelas untuk Data Flow

4. Nama yang jelas untuk Data Store

4. Tahapan DFD atau DAD

Langkah-langkah di dalam membuat DFD atau DAD dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat konstruksi DFD atau DAD, yaitu sebagai berikut:

a) Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan kejadian tersendiri dari suatu diagram alir data yang merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukan sistem secara keseluruhan.

Tahapan membuat diagram konteks yaitu :

1. Tentukan nama sistemnya

2. Tentukan batasan sistemnya

3. Tentukan entitas apa saja yang ada dalam sistem

4. Tentukan apa yang diterima/diberikan entitas dari/pada sistem

b) Diagram Nol

Menggambarkan detail dari diagram konteks, masukan dan keluaran yang ditetapkan dalam diagram konteks tetap konstan dalam semua diagram sub urutannya dan sudah menunjukan bentuk penyimpanan.

2.2.2 Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus data (data dictionary) menyimpan data tentang setiap file dalam basis data dan setiap field dalam file-file tersebut. Untuk setiap file, kamus data menyimpan keterangan seperti nama field, penjelasan, hubungan file itu dengan file lainnya, dan jumlah record di dalam file tersebut. Untuk setiap field, kamus data menyimpan keterangan tentang nama field, penjelasan, jenis, ukuran, nilai, dasar, aturan, validasi, dan hubungannya dengan field lainnya. (Vermaat, 2008)

Kegunaan kamus data :

1. Menyediakan diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.

2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-laporan.

3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file - file

4. Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD

Fungsi kamus data merupakan suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DFD yang mencakup proses, data flow & data store. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut:

a. Arus Data

Menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini diperlukan supaya mempermudah mencari arus data di dalam Diagram Alir Data (DAD).

b. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di diagram alir data, maka nama dari arus data juga harus di catat di kamus data, sehingga mereka yang membaca diagram alir data dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di diagram alir data dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

c. Alias

Alias atau nama lain dari data dapat ditulis bila nama ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.

d. Bentuk Data

Menunjukkan bentuk dari data yang mengalir, dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar di monitor, variable, parameter dan fields-fields.

e. Penjelasan

Untuk memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang ada di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan.

f. Struktur Data

Menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen data.

g. Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data. Periode perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dihasilkan.

h. Volume

Yang dicatat dalam kamus data berupa banyaknya data yang mengalir. Volume dalam kamus data terdiri dari volume rata-rata dan volume puncak. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu sedangkan volume puncak menunjukkan volume yang banyak.

2.2.3 Notasi Kamus Data

Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan Notasi Struktur Data adalah sebagai berikut :

1. Notasi Tipe Data

Notasi Tipe Data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi adalah :

Tabel II.1 Notasi Tipe Data

X	Setiap karakter
9	Angka numerik
A	Karakter alphabet
Z	Angka nol tampilkan sebagai spasi kosong
.	Titik sebagai penulisan ribuan
,	Koma sebagai pemecah pecahan
-	Hypen sebagai tanda penghubung
/	Slash sebagai tanda pembagi

2. Notasi Struktur Data

Struktur data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasi lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut :

Tabel II.2 Notasi Struktur Data

Notasi	Keterangan
=	Terdiri dari
+	Dan
( )	Pilihan (boleh ya atau tidak)
[ ]	Pilih salah satu pilihan
I	Pemisah pilihan di dalam tanda []
atau*	Keterangan atau catatan
@	Petunjuk
Alias	Nama lain untuk data

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Perpustakaan sekolah sebagai salah satu sarana pendidikan penunjang kegiatan belajar, siswa memegang peranan yang sangat penting dalam memacu tercapainya tujuan pendidikan di sekolah. Dalam Undang-Undang Sistem Pendidikan Nasional (dengan akronim UU Sindiknas) yaitu UU No. 20 Tahun 2003 disebutkan bahwa setiap satuan pendidikan formal dan non formal menyediakan sarana dan prasarana yang memenuhi keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan potensi fisik, kecerdasan intelektual, sosial, emosional, dan kejiwaan peserta didik. (Darmono, 2008)

Lebih luas lagi pengertian perpustakaan adalah salah satu unit kerja yang berupa tempat untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan mengatur koleksi bahan pustaka secara sistematis untuk digunakan oleh pemakai sebagai sumber informasi sekaligus sebagai sarana belajar yang menyenangkan.

Jika dikaitkan dengan proses belajar mengajar di SMK YPE Kroya, perpustakaan sekolah memberikan sumbangan yang sangat berharga dalam upaya meningkatkan aktivitas siswa serta meningkatkan kualitas pendidikan dan pengajaran karena siswa dapat berinteraksi dan terlibat langsung baik secara fisik maupun mental dalam proses belajar.

3.2 Tinjauan Perusahaan

Dalam rangka pengumpulan data yang diperlukan, penulis melakukan kuliah kerja praktik ke sekolah SMK YPE Kroya yang beralamatkan pada Jl. Jend. Gatot Subroto Gg.II, No.85, Kroya, Kab Cilacap, Jawa Tengah

3.2.1 Sejarah

SMEA YPE Kroya didirikan oleh panitia pendiri bersama dengan pemerintah daerah setempat. Yang mendasari berdirinya SMEA (SMK YPE Kroya) antara lain:

b. Melihat prospek pertumbuhan industry dan perdagangan di kabupaten cilacap dengan latar belakang pembangunan pelabuhan cilacap menjadi pelabuhan samudera.

c. Diperkirakan dengan hal tersebut dapat menyerap tenaga lulusan SMEA, sebab banyak lapangan pekerjaan yang sesuai dengan keahliannya.

d. Transportasi Kroya-Cilacap lancer, baik menggunakan kereta api, angkutan bus, maupun kendaraan bermotor.

e. Melimpahnya lulusan SLTP yang tidak tertampung di SLTA Negeri di kota-kota besar dan sekitarnya.

f. Jumlah SLTP Negeri/Swasta di Kroya dan sekitarnya lebih dari 15 sekolah

g. Membantu masyarakat/orang tua yang berekonomi lemah dan tidak mampu melanjutkan sekolah ke sekolah negeri di luar daerah.

h. Belum adanya SLTA yang sejenis baik negeri maupun swasta di distrik kroya dan sekitarnya.

i. Tersedianya tenaga pengajar yang mampu memberikan pelajaran di SMEA

Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka dalam pertemuan yang terakhir tanggal 31 Desember 1970, tersusunlah panitia pendiri SMEA Kroya. Sekolah dimulai tanggal 1 Januari 1971 dengan odal murid sebanyak 40 anak, dengan status sekolah swasta penuh dengan nama SME Kroya. Pada tanggal 1 Januari 1972 ditingkatkan menjadi persiapan negeri yang dibina oleh PEMDA, dengan nama SMEA Persiapan Negeri yang selanjutnya bernama SMEA PEMDA. Tahun 1973 pembinaan dengan pengembangan selanjutnya dipercayakan kepada yayasan pendidikan ekonomi di semarang dengan harapan agar dapat lebih berkembang lagi dengan nama SMEA Jendral Soedirman yang selanjutnya bernama SMEA “YPE” No.4 hingga tahun 1979.

Pada akhir tahun 1976, SMEA Kroya dapat menempati gedungnya sendiri di atas tanah milik sendiri yang terletak di Jl. Nusawungu Gang II Kroya yang terdiri dari 4 lokal ruang belajar, 1 ruang kantor, 1 ruang guru/perpustakaan, 1 ruang praktik mengetik/pertokoan.

Visi Sekolah

”Mewujudkan tamatan yang maju, unggul dan berakhlak serta menjadi pelopor keteladanan.”

Misi Sekolah :

a. Menyelenggarakan pembelajaran agama dan akhlak mulia.

b. Menyelenggarakan pembelajaran baik teori maupun praktik kejuruan yang sesuai dengan kurikulum dan tuntutan dunia usaha dan industri.

c. Meningkatkan manajemen pendidikan dalam aspek perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan dan pengendalian.

d. Meningkatkan kualitas sumber daya tenaga pendidik dan tenaga kependidikan dengan dilandasi kemampuan pada teknologi dan kemampuan berbahasa Inggris.

e. Meningkatkan sarana dan prasarana baik kualitas maupun kuantitas.

f. Menyelenggarakan kegiatan ekstra kurikuler yang beragam dan bermanfaat.

g. Mendayagunakan peran dan fungsi perpustakaan.

h. Memberdayakan peran alumni dalam penempatan lulusan.

3.2.2 Struktur Organisasi

Dalam melaksanakan tugas dan jabatan di sekolah memerlukan organisasi. Organisasi yang baik yaitu berdasarkan perencanaan mengenai apa dan siapa pelaksananya serta bagaimana cara melaksanakan pekerjaan yang paling efisien. Struktur organisasi merupakan alat yang memberikan pengelompokan kegiatan-kegiatan khusus dan pengelompokan orang-orang untuk tujuan menerapkan manajemen kepegawaian.

Gambar III. I Struktur Organisasi Perpustakaan SMK YPE Kroya

Gambar III.1I Struktur Organisasi SMK YPE Kroya

Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut :

1. Kepala Sekolah

1) Sebagai manajer tugasnya menyusun rencana program kerja, membagi tugas bawahan, member pengarahan memantau pelaksanaan kerja

2) Sebagai pemimpin, ia menjadi panutan anak buahnya

3) Sebagai administrator, ia harus menguasai dan memahami semua jenis administrasi perkantoran

4) Sebagai komandan, harus berani bertindak tegas

5) Sebagai kepala sekolah yaitu :

- Menjalankan peraturan sesuai dengan peraturan perundang-undangan

- Segala keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat

- Menerapkan fungsi manajemen yang tepat

- Aktif, kreatif penuh inisiatif dan komunikatif

2. Wakil Kepala Urusan Pengajaran/ Kurikulum

Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan aktivitas dalam proses belajar mengajar dan aktivitas lain yang berhubungan dengan kurikulum dan pengembangannya.

3. Wakil Kepala Urusan Kesiswaan

Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan aktivitas kesiswaan baik di dalam maupun luar sekolah

4. Wakil Kepala Urusan Sarana dan Prasarana

Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan aktivitas di bidang pengadaan barang-barang untuk keperluan sekolah dan melaksanakan inventarisasi barang-barang milik sekolah

5. Wakil Kepala Urusan Hubungan Masyarakat

Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan hubungan masyarakat mulai dari perencanaan, implementasi dan evaluasi

3.1 Prosedur Sistem Berjalan

Sistem berjalan adalah proses keluar masuknya berkas yang sedang dijalankan pada suatu perusahaan. Adapun sistem yang dijalankan pada Perpustakaan SMK YPE Kroya :

1. Prosedur Peminjaman

Prosedur peminjaman buku diawali dari siswa datang langsung ke perpustakaan, mengisi daftar buku pengunjung yang telah disediakan petugas. Kemudian siswa mencari buku yang akan dipinjam sesuai katalog. Siswa menyerahkan kartu anggota perpustakaan kepada petugas dan menunjukan buku yang dipinjam. Setiap siswa berhak meminjam maksimal dua buku. Apabila terjadi kerusakan/kehilangan bukuyang dipinjam menjadi risiko peminjam. Batas waktu peminjaman maksimal 6 (enam) hari.

2. Prosedur Pencatatan

Petugas mencatat transaksi peminjaman berdasarkan ketentuan :

1) Apabila buku yang dipinjam adalah buku mata pelajaran yang digunakan untuk kepentingan kelas saat pembelajaran berlangsung, maka petugas mencatatnya di daftar buku peminjaman kolektif.

2) Apabila buku yang dipinjam digunakan untuk kepentingan pribadi, siswa mencatatnya di buku khusus yang disediakan petugas.

3. Prosedur Pengembalian

Peminjam mengembalikan buku dengan menunjukan buku yang dipinjam kepada petugas. Kemudian petugas memeriksa keadaan buku dan data transaksi peminjaman sesuai dengan tanggal peminjaman. Jika pengembalian buku telah melewati batas waktu peminjaman (enam hari) maka akan dikenakan sanki denda berupa uang Rp 500,-/hari.

Ketentuan lain :

- Bagi peminjam yang akan memperpanjang batas waktu pengembalian buku maka siswa melakukan pencatatan ulang sesuai prosedur peminjaman buku.

- Apabila buku yang dipinjam rusak/hilang siswa dapat mengganti buku yang sama atau dengan mengganti kompensasi pembayaran sesuai ketentuan.

Setelah selesai, petugas mengembalikan kartu anggota perpustakaan kepada siswa yang meminjam buku.

4. Prosedur Laporan

Rekapitulasi data peminjaman dan pengembalian buku dilakukan setiap akhir bulan secara manual berdasarkan data yang ada pada buku pinjaman dan pengembalian. Langkah selanjutnya adalah melakukan perhitungan dengan menjumlahkan data secara keseluruhan dengan sistem manual. Kemudian dicatat di buku laporan rekapitulasi lalu diarsip untuk pembuatan grafik dan dilaporkan kepada kepala perpustakaan.

3.2 Diagram Alir Data ( DAD )

Diagram Alir Data atau Data Flow Diaagram (DFD) adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan simbol-simbol tertentu untuk menggambarkan bagaimana data tersebut mengalir sesuai melalui proses yang saling berkaitan. Diagram yang di gunakan dalam sistem berjalan yaitu:

1. Diagram Konteks

Pembuatan diagram ini bertujuan untuk menggambarkan suatu sumber serta tujuan data yang akan di proses untuk menggambarkan sistem secara menyeluruh dari keseluruhan sistem yang ada. Pada Gambar III.2. berikut akan di gambarkan diagram konteks sistem informasi peminjaman dan pengembalian buku pada Perpustakaan SMK YPE Kroya.

Gambar III.2.Diagram Konteks Sistem Berjalan

1. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap yang ada di dalam diagram konteks. Pada Gambar III.3. berikut akan digambarkan diagram nol peminjaman dan pengembalian buku pada Perpustakaan SMK YPE Kroya :

Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan

3.1 Kamus Data

Adapun kamus data pada sistem peminjaman dan pengembalian buku pada Perpustakaan SMK YPE Kroya adalah sebagai berikut :

1. Data Anggota

Nama Arus Data : Data Anggota

Nama Alias : Peminjam

Bentuk Data : Kartu anggota dan buku yang dipinjam

Arus Data : Admin – Proses 1.0

Proses 1.0 – Petugas Perpustakaan

Proses 1.0 – Arsip data anggota

Penjelasan :anggota meminjam buku dengan membawa kartu anggota dan buku, petugas memasukkan data anggota peminjam

2. Pencatatan transaksi peminjaman

Nama Arus Data : Pencatatan transaksi peminjaman

Nama Alias : Pencatatan

Bentuk Data : input data ke dalam buku

Arus Data : Petugas Perpustakaan – Proses 2.0

Proses 2.0 – Arsip data peminjaman

Penjelasan :petugas mencatat data anggota ke daftar peminjaman di daftar peminjaman buku dengan memasukan tgl_pinjam, no, nama, kelas, judul_buku, no_inventaris.

3. Transaksi Pengembalian Buku

Nama Arus Data : Pengembalian buku

Nama Alias : Pengembalian

Bentuk Data : Input data kembali

Arus Data : Anggota -Proses 3.0

Proses 3.0 - Petugas

Petugas - Proses 3.0

Proses 3.0 - Anggota

Penjelasan :Anggota mengembalikan buku dengan menunjukan buku yang dipinjam kepada petugas. Kemudian petugas memasukan transaksi pengembalian ke sistem informasi dengan mencatat tgl_kembali. Jika pengembalian buku telah melewati batas waktu peminjaman (enam hari) maka akan dikenakan sanki denda berupa duang Rp 500,-/hari dan memasukan jumah pembayaran ke dalam keterangan yang ada di daftar peminjaman buku. Jika anggota akan memperpanjang batas waktu pengembalian buku maka siswa melakukan pencatatan ulang sesuai prosedur peminjaman buku

4. Laporan

Nama Arus Data : Laporan Rekapitulasi

Nama Alias : Laporan Rekapitulasi

Bentuk Data : buku laporan rekapitulasi

Arus Data : Petugas - Proses 4.0

Arsip Rekapitulasi – Proses 4.0

Proses 4.0 – Kepala Perpustakaan

Penjelasan :Rekapitulasi data anggota, data peminjaman dan pengembalian buku dilakukan setiap akhir bulan secara manual. Petugas melakukan perhitungan dengan menjumlahkan data secara keseluruhan. Kemudian dicatat di buku laporan rekapitulasi lalu diarsip untuk pembuatan grafik dan dilaporkan kepada kepala perpustakaan.

3.2 Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (input) dan dokumen keluaran (output) yang semuanya teratur dan dipakai.

3.6.1 Spesifikasi Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan dalam sistem informasi peminjaman dan pengembalian buku pada perpustakaan SMK YPE Kroya adalah :

1. Nama dokumen : Data Anggota

Fungsi : Sebagai data anggota peminjam

Sumber : anggota

Tujuan : petugas perpustakaan

Media : Kartu anggota perpustakaan

Frekuensi : Setiap transaksi peminjaman

Bentuk : lampiran 1

2. Nama dokumen : Data Buku

Sumber : katalog buku

Tujuan : Petugas Perpustakaan

Fungsi : Untuk mengetahui buku yang ingin di pinjam

Media : katalog

Bentuk : Lampiran 2

3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala dokumen dari proses pengelolaan dokumen masukan perpustakaan berupa dokumen-dokmen yang akan mendukung segala kegiatan manajemen serta dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen keluaran yang dipergunakan dalam sistem informasi peminjaman dan pengembalian buku pada perpustakaan SMK YPE Kroya adalah:

1. Nama dokumen : daftar peminjaman dan pengembalian buku

Fungsi : Sebagai bukti peminjaman dan pengembalian

Sumber : petugas

Tujuan : anggota

Media : buku

Frekuensi : Setiap ada transaksi

Bentuk : lampiran 3

2. Nama dokumen : Laporan rekapitulasi

Sumber : Petugas Perpustakaan

Tujuan : Kepala Sekolah

Fungsi : Sebagai laporan rekapitulasi

Media : Buku

Bentuk : Lampiran

3.3 Permasalahan

Permasalahan yang timbul dalam sistem peminjaman, pencatatan, pengembalian dan laporan rekapitulasi pada perpustakaan SMK YPE Kroya adalah masih menggunakan cara-cara manual, sehingga terjadi hambatan-hambatan dalam proses pelaksanaannya.

Hambatan-hambatan tersebut antara lain :

1. Pencatatan yang dilakukan secara manual memakan waktu yang cukup lama mengingat banyak data yang akan diproses.

2. Apabila terjadi kesalahan pada pengisian data maka petugas akan mengulang lagi dari awal untuk membetulkan kesalahan di karenakan proses yang masih manual.

3. Dalam melakukan rekapitulasi data peminjaman buku butuh ketelitian dan proses yang lama karena harus menghitung secara manual

3.4 Alternatif Pemecahan Masalah

Untuk memecahkan masalah yang ada pada perpustakaan SMK YPE Kroya, penulis mengusulkan pemecahan masalah dengan komputerisasi sistem. Pengolahan data dengan komputer diharapkan dapat membantu proses pencatatan data sehingga penyimpanan datanya akan lebih baik dan bila terjadi kesalahan cukup dengan mengedit data saja. Kemudian dalam keterlambatan pengembalian buku,dapat diakukan secara otomatis tanpa haru melihat tanggal pinjam terlebih dahulu. Penggunaan sistem komputerisasi untuk awal dapat menggunakan Microsoft Excel terlebih dahulu.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Setelah melakukan kuliah kerja praktik pada SMK YPE Kroya, penulis dapat menarik kesimpulan dari sistem yang penulis analisa yaitu “Analisa Sistem Informasi Peminjaman dan Pengembalian Buku pada Perpustakaan SMK YPE Kroya”. Yaitu pengolahan data menggunakan sistem manual sungguh tidak efektif dan tidak efesien serta membutuhkan waktu yang lama sehingga informasi yang dihasilkan tidak begitu akurat. Dalam pengolahan data membutuhkan waktu yang lama dan menyerap tenaga kerja yang cukup banyak.

4.2 Saran

Dari kesimpulan di atas maka penulis memberi saran untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem peminjaman dan pengembalian buku yang dilakukan secara manual diperbaharui dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi karena:

1. Dengan sistem yang terkomputerisasi dalam proses pengolahan data bisa lebih cepat dan data yang dihasilkan akan lebih akurat.

2. Tenaga kerja yang dibutuhkan tidak terlalu banyak karena menggunakan sistem komputerisasi.

3.1 Kamus Data

Adapun kamus data pada sistem peminjaman dan pengembalian buku pada Perpustakaan SMK YPE Kroya adalah sebagai berikut :

1. Data Anggota

Nama Arus Data : Data Anggota

Nama Alias : Peminjam

Bentuk Data : Kartu anggota dan buku yang dipinjam

Arus Data : Admin – Proses 1.0

Proses 1.0 – Petugas Perpustakaan

Proses 1.0 – Arsip data anggota

Penjelasan :anggota meminjam buku dengan membawa kartu anggota dan buku, petugas memasukkan data anggota peminjam

2. Pencatatan transaksi peminjaman

Nama Arus Data : Pencatatan transaksi peminjaman

Nama Alias : Pencatatan

Bentuk Data : input data ke dalam buku

Arus Data : Petugas Perpustakaan – Proses 2.0

Proses 2.0 – Arsip data peminjaman

Penjelasan :petugas mencatat data anggota ke daftar peminjaman di daftar peminjaman buku dengan memasukan tgl_pinjam, no, nama, kelas, judul_buku, no_inventaris.

3. Transaksi Pengembalian Buku

Nama Arus Data : Pengembalian buku

Nama Alias : Pengembalian

Bentuk Data : Input data kembali

Arus Data : Anggota -Proses 3.0

Proses 3.0 - Petugas

Petugas - Proses 3.0

Proses 3.0 - Anggota

4. Laporan

Nama Arus Data : Laporan Rekapitulasi

Nama Alias : Laporan Rekapitulasi

Bentuk Data : buku laporan rekapitulasi

Arus Data : Petugas - Proses 4.0

Arsip Rekapitulasi – Proses 4.0

Proses 4.0 – Kepala Perpustakaan

3.2 Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (input) dan dokumen keluaran (output) yang semuanya teratur dan dipakai.

3.6.1 Spesifikasi Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan dalam sistem informasi peminjaman dan pengembalian buku pada perpustakaan SMK YPE Kroya adalah :

1. Nama dokumen : Data Anggota

Fungsi : Sebagai data anggota peminjam

Sumber : anggota

Tujuan : petugas perpustakaan

Media : Kartu anggota perpustakaan

Frekuensi : Setiap transaksi peminjaman

Bentuk : lampiran 1

2. Nama dokumen : Data Buku

Sumber : katalog buku

Tujuan : Petugas Perpustakaan

Fungsi : Untuk mengetahui buku yang ingin di pinjam

Media : katalog

Bentuk : Lampiran 2

3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama dokumen : daftar peminjaman dan pengembalian buku

Fungsi : Sebagai bukti peminjaman dan pengembalian

Sumber : petugas

Tujuan : anggota

Media : buku

Frekuensi : Setiap ada transaksi

Bentuk : lampiran 3

2. Nama dokumen : Laporan rekapitulasi

Sumber : Petugas Perpustakaan

Tujuan : Kepala Sekolah

Fungsi : Sebagai laporan rekapitulasi

Media : Buku

Bentuk : Lampiran

3.3 Permasalahan

Hambatan-hambatan tersebut antara lain :

1. Pencatatan yang dilakukan secara manual memakan waktu yang cukup lama mengingat banyak data yang akan diproses.

2. Apabila terjadi kesalahan pada pengisian data maka petugas akan mengulang lagi dari awal untuk membetulkan kesalahan di karenakan proses yang masih manual.

3. Dalam melakukan rekapitulasi data peminjaman buku butuh ketelitian dan proses yang lama karena harus menghitung secara manual

3.4 Alternatif Pemecahan Masalah

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

4.2 Saran

1. Dengan sistem yang terkomputerisasi dalam proses pengolahan data bisa lebih cepat dan data yang dihasilkan akan lebih akurat.

Tenaga kerja yang dibutuhkan tidak terlalu banyak karena menggunakan sistem komputerisasi.

3.1 Kamus Data

Adapun kamus data pada sistem peminjaman dan pengembalian buku pada Perpustakaan SMK YPE Kroya adalah sebagai berikut :

1. Data Anggota

Nama Arus Data : Data Anggota

Nama Alias : Peminjam

Bentuk Data : Kartu anggota dan buku yang dipinjam

Arus Data : Admin – Proses 1.0

Proses 1.0 – Petugas Perpustakaan

Proses 1.0 – Arsip data anggota

Penjelasan :anggota meminjam buku dengan membawa kartu anggota dan buku, petugas memasukkan data anggota peminjam

2. Pencatatan transaksi peminjaman

Nama Arus Data : Pencatatan transaksi peminjaman

Nama Alias : Pencatatan

Bentuk Data : input data ke dalam buku

Arus Data : Petugas Perpustakaan – Proses 2.0

Proses 2.0 – Arsip data peminjaman

Penjelasan :petugas mencatat data anggota ke daftar peminjaman di daftar peminjaman buku dengan memasukan tgl_pinjam, no, nama, kelas, judul_buku, no_inventaris.

3. Transaksi Pengembalian Buku

Nama Arus Data : Pengembalian buku

Nama Alias : Pengembalian

Bentuk Data : Input data kembali

Arus Data : Anggota -Proses 3.0

Proses 3.0 - Petugas

Petugas - Proses 3.0

Proses 3.0 - Anggota

4. Laporan

Nama Arus Data : Laporan Rekapitulasi

Nama Alias : Laporan Rekapitulasi

Bentuk Data : buku laporan rekapitulasi

Arus Data : Petugas - Proses 4.0

Arsip Rekapitulasi – Proses 4.0

Proses 4.0 – Kepala Perpustakaan

3.2 Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (input) dan dokumen keluaran (output) yang semuanya teratur dan dipakai.

3.6.1 Spesifikasi Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan dalam sistem informasi peminjaman dan pengembalian buku pada perpustakaan SMK YPE Kroya adalah :

1. Nama dokumen : Data Anggota

Fungsi : Sebagai data anggota peminjam

Sumber : anggota

Tujuan : petugas perpustakaan

Media : Kartu anggota perpustakaan

Frekuensi : Setiap transaksi peminjaman

Bentuk : lampiran 1

2. Nama dokumen : Data Buku

Sumber : katalog buku

Tujuan : Petugas Perpustakaan

Fungsi : Untuk mengetahui buku yang ingin di pinjam

Media : katalog

Bentuk : Lampiran 2

3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama dokumen : daftar peminjaman dan pengembalian buku

Fungsi : Sebagai bukti peminjaman dan pengembalian

Sumber : petugas

Tujuan : anggota

Media : buku

Frekuensi : Setiap ada transaksi

Bentuk : lampiran 3

2. Nama dokumen : Laporan rekapitulasi

Sumber : Petugas Perpustakaan

Tujuan : Kepala Sekolah

Fungsi : Sebagai laporan rekapitulasi

Media : Buku

Bentuk : Lampiran

3.3 Permasalahan

Hambatan-hambatan tersebut antara lain :

1. Pencatatan yang dilakukan secara manual memakan waktu yang cukup lama mengingat banyak data yang akan diproses.

2. Apabila terjadi kesalahan pada pengisian data maka petugas akan mengulang lagi dari awal untuk membetulkan kesalahan di karenakan proses yang masih manual.

3. Dalam melakukan rekapitulasi data peminjaman buku butuh ketelitian dan proses yang lama karena harus menghitung secara manual

3.4 Alternatif Pemecahan Masalah

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

4.2 Saran

1. Dengan sistem yang terkomputerisasi dalam proses pengolahan data bisa lebih cepat dan data yang dihasilkan akan lebih akurat.

2. Tenaga kerja yang dibutuhkan tidak terlalu banyak karena menggunakan sistem komputerisasi.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

DAFTAR PUSTAKA

Darmono. (2008). Perpustakaan Sekolah - Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja. Jakarta: Grasindo.

Fatta, H. A. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET.

Hutahaean, J. (2014). Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: DEEPUBLISH.

Kadir, A. (2009). Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.

Kusrini, & Kuniyo, A. (2008). Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server. Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET.

Muslihudin, M. (2016). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Menggunakan Model Terstruktur dan UML. Yogyakarta: C.V Andi Offset.

Tyoso, J. S. (2016). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Deepublish.

Vermaat, S. C. (2008). Menjelajah Dunia Komputer Fundamental. Jakarta: Salemba Infotex.

Nama	:	Melda Dwi Juniati
Alamat	:	Dukuh Waluh Purwokerto
Facebook	:	Cricllezz Dwimelldha
Sekolah	:	BSI PWT

Mellda Dwii

Bagaimana dengan blog saya?

Kamis, 02 Agustus 2018

ANALISA SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN SMK YPE KROYA

Tidak ada komentar: